Istituto Clinico Quarenghi: restituire il tempo alle persone

Il punto di partenza

Quando implementiamo un sistema di gestione del personale, partiamo sempre dal modo di lavorare del cliente.

Ogni struttura sanitaria ha una sua organizzazione reale, che talvolta può non coincidere con quella scritta sui documenti. I reparti spesso hanno esigenze di copertura diverse, le qualifiche non sono intercambiabili, e i turni possono cambiare all’ultimo. Inoltre ci sono obblighi formativi da tenere sotto controllo e richieste di ferie e permessi in costante aggiornamento.

Prima di configurare una sola regola, ci siamo seduti con l’ufficio Risorse umane e con la coordinatrice infermieristica dell’Istituto Clinico Quarenghi per mappare questa organizzazione reale: come nascono i turni, chi li approva, dove si perdevano le informazioni, quali controlli venivano fatti a mano e quante volte gli stessi dati dovevano essere richiesti, ricostruiti, ricontrollati.

È da questa mappa che è nato il progetto di Skyline.

Cosa gestisce oggi il sistema

Turni. La programmazione mensile è digitale e verifica in automatico la copertura minima per reparto e qualifica. Il sistema segnala ogni scopertura prima che diventi un problema, non il giorno stesso. Le modifiche si fanno in tempo reale e ricadono subito su tutto il resto.

Presenze. Le timbrature confluiscono direttamente nel sistema. Il calcolo delle ore è automatico: straordinari, assenze, causali e totalizzatori seguono le regole configurate per l’Istituto, senza interventi manuali. Le anomalie emergono da sole, e sono poche.

Formazione. Corsi, scadenze e obblighi formativi del personale sono tracciati nello stesso ambiente dei turni e delle presenze, così pianificazione e aggiornamento professionale dialogano invece di scontrarsi.

Richieste e approvazioni. I responsabili gestiscono ferie, permessi e cambi turno da ovunque, senza passare dall’ufficio. Ogni richiesta ha un percorso chiaro e uno storico consultabile.

Reportistica. I report si generano da soli. Quando alla direzione servono i dati relativi a costi, ore, coperture, assenteismo, sono pronti in pochi secondi.

Il valore reale

Grazie a SKYware, oggi l’ufficio HR non rincorre più i dati, perché tutto è gestito in modo preciso e controllato all’interno di un unico sistema.

Ma il risultato che conta non è la digitalizzazione in sé: è il tempo che, grazie alla migliore organizzazione, ritorna alle persone.

Non solo le centinaia di ore che l’ufficio personale prima dedicava a riconciliare fogli, chiamate e verifiche, mentre oggi lavora su informazioni già corrette, ma anche il tempo prezioso dei responsabili di reparto, che approvano una richiesta in un minuto invece di aspettare di essere in sede. La direzione, infine, decide con dati aggiornati invece di stime.

Il metodo

Restituire tempo è un percorso, che non si risolve con la consegna del progetto.

Il sistema che l’Istituto usa oggi non è quello del primo giorno. È il risultato di un’evoluzione che abbiamo costruito in quattro passaggi, e che continua. I passaggi, però, sono sempre gli stessi.

1. Ascolto e mappatura.
2. Configurazione su misura.
3. Avvio graduale e affiancamento.
4. Feedback e fine-tuning.

Obiettivi raggiunti:

• Risparmio di tempo nella gestione del flusso paghe per oltre 4000 dipendenti, con riduzione di anomalie ed interventi manuali
• Uniformata ed ottimizzata la gestione dei turni, con una pianificazione digitalizzata del piano orario dei dipendenti, verificando la copertura minima giornaliera per reparto e qualifica, con la possibilità di modificarlo in tempo reale;
• Configurato ogni parametro, per gestire con flessibilità causali, profili orari, giornalieri o settimanali e totalizzatori mensili o annuali;
• Automatizzata la gestione dei pasti presso la mensa con l’acquisizione delle timbrature dai terminali mensa e la stampa di consuntivi, raggruppandoli per codice pasto, dipendente o data;
• Predisposta una reportistica avanzata con la generazione in modo semplice ed automatico dei report delle anagrafiche e delle configurazioni in vari formati.