Digitalizzazione dei flussi operativi e Business Intelligence per il gruppo Automation

Azienda

Gruppo farmaceutico internazionale specializzato nella produzione di principi attivi per l’industria farmaceutica, con una presenza produttiva articolata su più stabilimenti.

Settore di attività

Industria farmaceutica — produzione di API (Active Pharmaceutical Ingredients) e servizi di Contract Development and Manufacturing Organization (CDMO).

Progetto

Reingegnerizzazione dei processi operativi, con l’obiettivo di abbandonare la gestione manuale basata su fogli Excel e adottare strumenti digitali collaborativi, accessibili da qualsiasi dispositivo e capaci di produrre analisi strutturate a supporto delle decisioni.

Il punto di partenza era una realtà tipica dei team tecnici di grandi organizzazioni: due file Excel distinti, aggiornati manualmente, senza controlli automatici, senza notifiche e senza alcuna capacità di analisi aggregata. La mancanza di una base dati strutturata rendeva impossibile monitorare l’avanzamento dei progetti, confrontare le performance tra siti produttivi e disporre di KPI affidabili per la governance del gruppo.

Soluzione

Progettazione e implementazione di due flussi digitali integrati, interamente costruiti all’interno dell’ecosistema Microsoft 365 già in uso dall’azienda, senza necessità di nuove infrastrutture o licenze aggiuntive oltre a quelle esistenti.

Il primo flusso digitalizza la gestione del backlog attività del gruppo: tutte le attività operative assegnate ai diversi stabilimenti sono ora tracciate in un’unica piattaforma strutturata, con assegnazione basata sulla matrice RACI, avanzamento degli stati, gestione degli allegati, notifiche automatiche e workflow autorizzativo per l’approvazione delle nuove attività. L’interfaccia è disponibile in italiano e inglese.

Il secondo flusso digitalizza l’asset manager: il censimento centralizzato di tutti i dispositivi e i sistemi di controllo presenti nei plant del gruppo, con attributi gerarchici che includono informazioni su produttore, tipologia, collocazione, impatto HSE, data integrity e rischio operativo. Questa base dati strutturata è predisposta anche come sorgente per il sistema di ticketing esterno del gruppo.

Su entrambi i flussi è stata implementata una componente di Business Intelligence tramite Power BI, che trasforma i dati operativi in cruscotti e KPI accessibili in tempo reale dai responsabili di dipartimento e dalla governance di gruppo.

Obiettivi raggiunti

• eliminazione della gestione Excel manuale e frammentata su entrambi i flussi core del gruppo
• visibilità in tempo reale sull’avanzamento di tutte le attività operative, per sito produttivo, dipartimento e argomento
• dashboard Power BI con KPI strutturati: numero attività per stato e per sito, indice di complessità media, attività scadute, percentuale di completamento per progetto
• benchmarking dipartimentale continuativo, basato su dati sempre aggiornati e non più su estrazioni manuali
• censimento strutturato e interrogabile di tutti gli asset tecnologici del gruppo, con attributi di rischio e sicurezza
• notifiche automatiche agli utenti coinvolti nella matrice RACI a ogni creazione o modifica di attività
• accesso multilingua (italiano/inglese) da qualsiasi dispositivo, senza infrastruttura dedicata aggiuntiva
• modello dati predisposto per future evoluzioni: integrazione con sistemi di ticketing, interrogazione documentale con AI, automazione del trasferimento dati verso sistemi esterni