Digitalizzazione HR e gestione interventi per cooperativa sociale

Azienda

Cooperativa sociale attiva dal 2011, specializzata in servizi di pulizia industriale e manutenzione del verde per enti pubblici e privati. La cooperativa ha una forte vocazione all’inserimento lavorativo di persone svantaggiate e con disabilità, con un personale operativo distribuito su più cantieri e sedi cliente.

Settore di attività

Servizi alle imprese e alla pubblica amministrazione — pulizie industriali, manutenzione del verde, cooperative sociali di tipo B.

Progetto

Digitalizzazione completa dei processi di gestione del personale e pianificazione degli interventi, con l’obiettivo di sostituire la gestione manuale e frammentata delle presenze e delle attività operative con un sistema integrato, accessibile in cloud da qualsiasi dispositivo.

Il punto di partenza era una realtà tipica delle cooperative di servizi: personale operativo che lavora in mobilità su cantieri esterni, timbrature difficili da raccogliere e verificare, pianificazione degli interventi gestita senza strumenti digitali dedicati e un ufficio HR che faticava a consolidare i dati a fine mese per l’elaborazione degli stipendi.

Soluzione

Attivazione in modalità cloud di una piattaforma integrata per la gestione delle risorse umane e la pianificazione operativa degli interventi, accessibile da web e da dispositivi mobili.

Sul fronte presenze e amministrazione del personale: rilevamento digitale delle timbrature, programmazione mensile, gestione delle anomalie e produzione automatica degli export verso lo studio paghe. Il calcolo delle ore ordinarie e straordinarie è configurato in base al contratto collettivo applicato, con ripartizione automatica a fine mese.

Sul fronte pianificazione interventi: gestione delle anagrafiche clienti e dei contratti di servizio, schedulazione automatica degli interventi ricorrenti, monitoraggio dello stato di chiusura e analisi dei consuntivi per cliente, servizio e dipendente. I dati di chiusura intervento confluiscono automaticamente nel sistema presenze per l’elaborazione mensile.

Per il personale operativo in mobilità: timbratura di entrata e uscita tramite app su smartphone, con rilevamento automatico della posizione GPS a supporto delle attività di monitoraggio e validazione da parte dell’ufficio HR.

Per i dipendenti: portale web self-service per la consultazione della propria situazione mensile, la richiesta di giustificativi di assenza e la segnalazione di mancate timbrature.

Obiettivi raggiunti

• eliminazione della raccolta manuale delle presenze per il personale distribuito su siti esterni
• tracciabilità GPS delle timbrature a supporto della validazione degli interventi
• pianificazione digitale dei servizi con monitoraggio in tempo reale dello stato di avanzamento
• riduzione del carico amministrativo a fine mese grazie al flusso automatico dei dati tra gestione interventi e rilevamento presenze
• autonomia del dipendente nella consultazione e nella gestione delle proprie richieste tramite portale web
• sistema fruibile interamente in cloud, senza necessità di infrastruttura IT dedicata